¿Cómo se realizan las copias auténticas de los documentos públicos administrativos o de los privados que aporten los ciudadanos?

El artículo 27.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre (LPAC) establece que las Administraciones Públicas (AAPP) podrán hacer copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada, y que se deberá mantener un registro actualizado de funcionarios habilitados para la expedición de copias.

Además, en el mismo artículo, se señalan otros aspectos relevantes del proceso de creación de una copia auténtica. Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:

• Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
• Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
• Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
• Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

Finalmente, se puede destacar que del sentido de la ley se desprende la desaparición de la necesidad de la “copia compulsada”, puesto que todas las copias electrónicas son copias auténticas y, como indica el artículo 27.2 LPAC, las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

¿Cuáles son las competencias de los funcionarios de las oficinas de asistencia en materia de registros en lo referente a expedición de copias auténticas?

La LPAC en su artículo 27 apartado primero atribuye a cada Administración Pública la potestad de determinar los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

En este sentido, el propio artículo 27 establece el régimen de aplicación en los supuestos objeto de consulta:

• Cuando el interesado solicita, en una Oficina de Asistencia en materia de Registros (OAMR), la expedición de copia auténtica de los documentos públicos administrativos válidamente emitidos por las Administraciones Públicas, el funcionario habilitado para la expedición de copias auténticas, sólo puede emitirla si tiene atribuida esa potestad por el órgano que emitió el documento original, si no es así, remitirá la solicitud al órgano que emitió el citado documento original, quien deberá expedirla en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.
• Cuando el interesado presente documentos en papel que se vayan a incorporar a un expediente administrativo, la Administración está obligada a expedir copia electrónica auténtica. En este caso, y como indica la propia LPAC, los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27, por la OAMR en la que haya sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.
• Los documentos en soporte no electrónico se presentarán a través de las OAMR. Cuando se presenten documentos originales o copias auténticas en soporte no electrónico, desde el momento en que sean digitalizados conforme a lo dispuesto en las correspondientes normas técnicas de interoperabilidad, tendrán la consideración de copia electrónica auténtica de documento en soporte papel con la misma validez para su tramitación que los documentos aportados en soporte papel, conforme a las previsiones del artículo 27 LPAC.

En el supuesto en que un procedimiento de la Universidad exija la presentación de un documento privado original: ¿cómo puede un sujeto obligado a relacionarse electrónicamente obtener una copia electrónica autentica de un documento privado? ¿podría dirigirse a una OAMR y presentar allí el documento?

Sí, en la OAMR, el interesado puede solicitar la copia electrónica auténtica del documento privado, que únicamente tendrá efectos administrativos.

Si un interesado nos aporta una copia en papel de un documento, ¿al digitalizarla se convierte en copia auténtica?

No. Es una mera copia que al ser digitalizada surte su efecto para el trámite, en la medida en que se está convirtiendo una mera copia en papel presentada por el ciudadano en una mera copia electrónica. ¿Qué garantiza aquí la digitalización? Sencillamente, que se ha digitalizado exactamente lo que el ciudadano ha presentado en papel, pero sólo eso. Como copia llegó a la OAMR y como copia sigue después de la digitalización.

¿Es lo mismo compulsa que copia auténtica?

La compulsa consiste en el cotejo que realiza una persona de la copia de un documento que se le exhibe junto con el original del mismo, a fin de acreditar que la primera es fiel reproducción de la segunda. Por tanto, compulsar un documento es dar validez a una fotocopia de ese documento original. Lo que se hace es comprobar que la fotocopia que se aporta junto con el documento original es idéntica, y por lo tanto no ha sufrido ninguna variación ni manipulación. El sello que se estampará en la fotocopia certificará su validez, la fecha en que se ha realizado, y la identificación del órgano o persona que expide la copia compulsada. Pero la compulsa no garantiza la autenticidad del documento original. Tal y como se ha indicado, la compulsa garantizará que la fotocopia es idéntica al documento original, pero en ningún caso la compulsa certifica o garantiza la autenticidad del documento original.

El concepto de compulsa está relacionado con el de copia auténtica de un documento administrativo, que es un acto administrativo declarativo de que dicha copia coincide con el original depositado en un expediente de la Administración que lo declara. Pero es un concepto más restrictivo, pues se refiere sólo a los documentos administrativos incorporados a un expediente de esta naturaleza. Igualmente debemos indicar que la compulsa como tal no se menciona en la LPAC, la cual se limita a regular el concepto de copia auténtica en el artículo 27.2.

Es común por tanto confundir dos conceptos como “fotocopia compulsada” y “copia auténtica”, pero existen diferencias importantes:

• Una copia auténtica sí que garantiza la autenticidad del documento original.
• Las copias auténticas tienen la misma validez que los documentos originales, por lo que podemos utilizarlas como si se tratase de ellos.
• Estas copias se solicitan siempre al organismo que emitió el documento oficial.

Como ejemplo, es copia auténtica el documento que como recibo se emite al presentante de un documento en el registro electrónico (artículo 16.3 LPAC). También tendrá tal carácter la solicitada por un interesado respecto de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas, debiéndose dirigir la solicitud al órgano que emitió el documento original (artículo 27.4 LPAC) o los documentos electrónicos que recaba una Administración Pública en ausencia de oposición del interesado (art. 28.2 LPAC).

¿Tiene la obligación la Universidad de expedir copias electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados?

No. Lo primero que debemos advertir es que “cualquier documento en papel” siempre debe entenderse como original o copia auténtica. Lo segundo y como se indica en el artículo 27.4 LPAC, la obligación de expedición de copias auténticas de documentos en papel que presenten los interesados solamente se refiere a la aportación de documentación que vaya a ser incorporada al procedimiento.

¿Qué es una Copia Auténtica?

Una Copia Auténtica de un documento público administrativo es un nuevo documento expedido por un órgano competente de la Administración, en la que queda garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Sólo se podrán expedir copias auténticas a partir de un documento original o de otra copia auténtica y tendrán la misma validez y eficacia que dicho documento.

¿De qué documentos puede la Universidad de Cádiz expedir Copias Auténticas?

La Universidad de Cádiz sólo puede expedir Copias Auténticas de documentos públicos administrativos expedidos por la propia Universidad.

¿Cómo pueden los interesados solicitar la expedición de una copia auténtica de un documento expedido por la Universidad de Cádiz?

• En la sede electrónica de la UCA, iniciando el procedimiento Copias Electrónicas Auténticas.
• De forma presencial, en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros de la Universidad de Cádiz.

¿Cómo deben proceder las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros  de la Universidad de Cádiz cuando el interesado acude presencialmente para solicitar la copia auténtica de un documento?

El personal de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros deberá iniciar el procedimiento Copias Electrónicas Auténticas a través de la Sede Electrónica en nombre del interesado, para que expida la copia auténtica solicitada la unidad administrativa competente.

En este caso, será necesario que el interesado preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia en el expediente para los casos de discrepancia o litigio, por lo que habrá que adjuntar a la solicitud el documento digitalizado donde el interesado expresa su consentimiento.

¿Dónde puedo encontrar el modelo del documento donde el interesado debe expresar su consentimiento?

• En el sitio web Administración Electrónica
• En la Resolución UCA/SG05/2021 de la Secretaría General por la que se crea y regula el registro de funcionarios habilitados en el ámbito de la Universidad de Cádiz

¿Cómo recibirán las distintas unidades administrativas las solicitudes de copias auténticas de documentos?

Las solicitudes siempre se recibirán de forma electrónica a través del Gestor de Expedientes G-TM.

¿Cómo pueden ser las solicitudes de copias auténticas de documentos que se reciban?

Podemos distinguir 4 tipos de solicitudes:

• Solicitud realizada por el propio interesado que no lleva anexado el documento del que solicita copia auténtica.
• Solicitud realizada por el propio interesado que lleva anexado el documento digitalizado del que solicita copia auténtica.
• Solicitud realizada por funcionario habilitado de una de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros de la UCA que no lleva anexado el documento del que se solicita copia auténtica.
• Solicitud realizada por funcionario habilitado de una de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros de la UCA que lleva anexado el documento digitalizado del que se solicita copia auténtica.

¿Cómo deben proceder las unidades administrativas al recibir una solicitud de copia auténtica de un documento?

• Si la copia auténtica solicitada es de un documento de su competencia, la unidad debe expedir la copia a partir del documento original o de otra copia auténtica.
• Si la copia auténtica solicitada es de un documento del que no tiene competencia, la unidad debe asignar la solicitud a la unidad administrativa competente.

¿Debemos expedir la copia a partir del documento digitalizado anexado a la solicitud?

Solo si previamente se haya cotejado con el original o copia auténtica disponible en la unidad administrativa.

¿Quién debe firmar la Copia Electrónica Auténtica?

El Funcionario Habilitado que está realizando el trámite y que pertenece a la unidad administrativa competente.

¿Cómo se le hace llegar la Copia Electrónica Auténtica al interesado?

Una vez firmada la copia por el Funcionario Habilitado, éste podrá:

• Publicarla en sede: seleccionando la opción correspondiente en el Tramitador de Expedientes. Automáticamente el interesado dispondrá de su copia en su Carpeta Personal de la sede electrónica de la UCA.
• Imprimirla y enviarla al interesado en papel: esta opción solo será necesaria en el caso de que el interesado haya indicado esa forma de notificación.

¿Se puede hacer una Copia Electrónica Auténtica de un título académico expedido por la Universidad de Cádiz? ¿Cómo puedo solicitar una copia auténtica del título?

La Universidad de Cádiz solo puede expedir copias auténticas de Títulos Oficiales y Títulos Propios expedidos por la Universidad de Cádiz.

La expedición de la copia auténtica debe ser solicitada por el interesado titular del documento al Área de Gestión al Alumnado y Relaciones Internacionales, la cual podrá realizarla de forma electrónica (iniciando el procedimiento de Copias Electrónicas Auténticas) o presencial (en una de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros de la UCA ).

De forma electrónica en la sede electrónica de la UCA (https://sede.uca.es/), iniciando el procedimiento Copias Electrónicas Auténticas.

De forma presencial, la persona solicitante tiene que acudir con el original del título al Área de Gestión al Alumnado y Relaciones Internacionales, y tras los trámites oportunos, la copia auténtica se pondrá a su disposición en la carpeta personal de la sede electrónica de la Universidad de Cádiz.

¿Se puede hacer una Copia Electrónica Auténtica de un DNI?

No. Solo se pueden expedir Copias Auténticas de documentos expedidos por la Universidad de Cádiz.

Si en la unidad administrativa no se dispone del documento original ni de una copia auténtica …

Inicialmente no se podría realizar la copia auténtica, salvo que el interesado aportase el original o la copia auténtica.

¿Se puede realizar una Copia Electrónica Auténtica de un documento de oficio?

Sí. El Gestor de Expedientes (GTM) permite que el Funcionario Habilitado inicie un nuevo expediente del procedimiento Copia Electrónica Auténtica.

¿Puedo pedir una Copia Electrónica Auténtica en nombre de otra persona?

Si si acredita convenientemente la representación o la actuación en nombre del interesado.